Modul & Schnittstelle Dokumenten Management System DMS

Wir haben unseren Anwendern eine Schnittstelle zum DMS Programm Docuware® integriert.
Der letzte Schritt zum papierlosen Büro, ohne lästige Papierberge, voll integriert in mmOrthosoft®.

Revisionssichere Archivierung Ihrer Belege auch für das Finanzamt.

DOCUWARE 

Artikelbezeichnung:
mmOrthosoft®-Docuware® Schnittstelle (beinhaltet keine Docuware® Software, die muss separat erworben werden)

Docuware zur effizienten Dokumentenmanagement. Beim "DRUCKEN" werden die Beleg: 
a) einmal in die mmOrthosoft® Druckhistorie als PDF übernommen, 
b) zusätzlich werden die Belege auf einen speziellen Docuware-Druckertreiber gedruckt,
b1)  Dieser liest die Steuerinformationen aus, wandelt den Beleg in eine fälschungssichere TIFF-Datei um,
b2)  und fügt diese in das Docuwaresystem ein,
c) und der Druck wird an einen genannten Drucker "durchgeschleift" und z.B. auf Papier ausgedruckt.

Allgemein
DocuWare gehört zu den international führenden Anbietern von Software für das Dokumenten-Management. Das Unternehmen (gegründet 1988) agiert weltweit. DocuWare-Lösungen sind in über 70 Ländern und in 16 Sprachen erhältlich.  

Die Software zeichnet sich durch höchste Sicherheit, maximale Skalierbarkeit, flexible Integrierbarkeit und den Einsatz zukunftssicherer Technologien aus. DocuWare verwandelt Ihre digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. Das integrierte System macht es kinderleicht, wichtige Informationen zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit, im Browser, mit mobilen Apps, in der Cloud.

Ihre Vorteile mit Docuware
Höhere Effizienz und Produktivität
Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet.

Geringere Kosten für Dokumentenablage
Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld, für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektr. Dokumenten Mananagement System (eDMS), bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

Datensicherheit 
Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen.

Fortbestand Ihres Unternehmens
Elektronisches Dokumenten-Management stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat.

Wie viele Lizenzen werden benötigt in mmOrthosoft®
Aus mmOrthosoft® werden die Daten mittels einer Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Beim Drucken aus mmOrthosoft® werden Belege bereitgestellt. Generell wird die DocuWare zum Verwalten revisionssicherer Rechnungen genutzt. Die Anzahl der Lizenzen in DocuWare und in mmOrthosoft® muss identisch sein.

Weitere Informationen:
Wir empfehlen den Docuware Integrationspartner IT-Works. Dieser betreut bereits mmOrthosoft® Kunden. Eine problemlose Integration ist deshalb garantiert. Kontakt: IT Works GmbH, Gartenweg 3, 07973 Greiz, Tel: 03661-6109-16, Ansprechpartner: Herr Grünewald. Weitere Infos zu Docuware© finden Sie unter www.docuware.de

ALLG: DEFINITION: ELOoffice Dokumentenmanagement   

Kurzbeschreibung:
Mit ELO, dem Elektronischen Leitz Ordner, optimieren Sie Ihre Verwaltung, reduzieren die Papierflut und finden sämtliche Dokumente deutlich schneller wieder. Digitale Archivierung und Dokumenten-Management halten Einzug in Unternehmen jeder Größe und reduzieren den Umfang der Papierarchive ganz erheblich - bei gleichzeitig bedeutend schnellerem Zugriff auf alle Dokumente, E-Mails und Dateien. EloOffice gibt es in drei Versionen. Nur zwei davon können Daten revisionistischer ablegen. Das ist zum einen die Professional Variante und zum anderen die Enterprise Variante. Anbinden können Sie jedoch alle drei Versionen.

Ihr Nutzen:
- Befreien Sie Ihr Büro von lästigen Papierbergen
- Archivieren Sie blitzschnell sämtliche Dokumente
- Mit Barcode schnell und automatisiert ablegen und finden
- Dokumente blitzschnell durch ELO finden
- Platzeinsparung durch Reduzierung der Papierarchive

Integration:
1. mmOrthosoft® schreibt jeden Beleg der gedruckt wird parallel und automatisch in ein zuvor definiertes Verzeichnis. In den PDFs ist ein Barcode mit der Vorgangsnummer.
2. Elo importiert diese PDFs, identifiziert die Vorgangsnummer und ruft alle weiteren Daten zur Verschlagwortung usw. direkt aus der Datenbank von mmOrthosoft® ab.
3. Um Belege wie Briefe usw. zuzuordnen, kann aus mmOrthosoft® an den relevanten Stellen ein Barcode mit der Vorgangsnummer gedruckt werden. Dieser wird dann auf z.B. den Brief aufgeklebt und in ELO eingescannt. Alles weitere ist dann wie in Punkt 2.

ELO
27.06.2011 - Alle Ihre Dokumente revisionssicher im PC ablegen. Das Original muss nicht mehr archiviert werden. 
Ihr Nutzen:
•Automatische Archivierung aller mmOrthosoft® Belege
•Schnelle Archivierung sonstiger Dokumente
•Alle Belege und Dokumente blitzschnell und treffsicher finden

Der letzte Schritt zum papierlosen Büro, ohne lästige Papierberge, voll integriert in mmOrthosoft®.

Auch andere Softwareanbieter entwicklen sich weiter. Da wir noch keine Anwender haben, die Elo Versionen größer 9 einsetzen, können wir solche Versionen nur individuell nach einen Ausarbeitungsangebot mit einer Ausarbeitungspauschale integrieren.  Wir stimmen uns dann mit dem Anbieter und eventuell ihrem IT-Ansprechpartner genauestens ab und erstellen ein individuelles Angebot

Zu den Themen sind aussagekräftige F&As vorhanden. 

Je nach Integrationstiefe stellen wir den Kontakt zu spezialisierten Anbietern her.