Besser geht immer!

Programminbetriebnahme

Die Qualität der Planung
bestimmt die Qualität der Ergebnisse!

- Günter Seipp-

Projekt:

"Inbetriebnahme Branchensoftware mmOrthosoft®"

  • Für die komplexe Aufgabe zur "Inbetriebnahme der Branchensoftware mmOrthosoft®", genau passend auf Ihren speziellen Betriebsablauf, haben wir Ihnen ein umfangreiches und bewährtes Konzept erarbeitet. Dieses Projekt fasst alle vorhandenen F&A Einträge und Checklisten zusammen.

    Sie finden am Ende dieser Seite ein PDF File als Formular zum download!

  • Projekt: Inbetriebnahme mmOrthosoft®“:

    Die Einführung einer neuen Branchensoftware läßt sich sehr gut mit dem Bau eines neuen Betriebsgebäudes vergleichen:


    1.) Anforderung: Man sich mit einem Architekten zusammen und bespricht alles. Diese Zusammenstellung nennt man Anforderung und kann einfach lauten: Wir benötigen ein Büro für 8 Mitarbeiter und eine Produktionshalle von ca. 400 m2. Ihre Anforderungen an Ihr neues Betriebsgebäude nimmt der Architekt mit und arbeitet Ihre knappe Anforderung vollständig aus.


    2.) Lastenheft: Der Architekt erarbeitet auf Basis Ihrer Anforderung ein Lastenheft, das ist schon etwas umfangreicher ist und berücksichtigt alle baurechtlichen Anforderungen und sieht dann in etwa wie folgt aus:


    Bauvorhaben „Büro für 8 Mitarbeiter und eine Produktionshalle von ca. 400 m2“
    Im Gewerbegebiet OST soll auf der Grundstück OST326 eine Gewerbeimmobilie mit mindestens 400m2 mit einem Büro für mindesten 8 Mitarbeitern entstehen. Daneben sind alle baurechtlichen Anforderungen des Gewerbegebiets OST zu berücksichtigen. Gewerbehalle: 500 m², Freitragende Stahlhalle mit Panelwänden, 8 Deckenluken zur Belüftung, 4 Längsfenster für Tageslicht, 2 Nottüren sowie Zugang zum angrenzendem Bürogebäude mit 2 Alurolltore 3x4m, Deckenheizung. 12 PKW und 3 LKW Parkplätze maximal 7,5 Tonnen, Hoffläche vom 800 m² mit Entwässerung ausgeführt in Knochensteinen maximal Belastung 25Tonnen / m², 15% Flächenanteil zu begrünen … usw. Bürogebäude: 100 m², mit einem Großraumbüro für maximal 8 Personen sowie zwei Einzelbüros für die Geschäftsführung und die Buchhaltung, zusätzlich einen Aufenthaltsraum, sowie eine Teeküche, Umkleidekabinen, sowie separate Damen- Herren und behindertengerechte Toiletten. Neben einer Gaszentralheizung und einem Solaranteil von ca. 30% auf dem Betriebsgebäude wird eine Klimatisierung verbaut … usw.


    3.) Pflichtenheft: Der Architekt erstellt einen ausführlichen Plan und ein Pflichtenheft. Auf dieser Grundlage lässt der Architekt Angebote ausarbeiten. Für jedes einzelne Gewerk erhalten Sie einen Lieferanten, der Ihnen die Produkte anbietet, einbaut, Sie in die Handhabung einweist, sich das bestätigen lässt, und meist auch einen Wartungsvertrag mit Ihnen abschließt.


    Genau diese 3 Schritte gehen wir auch mit Ihnen:

    1.) Anforderung: Wir erarbeiten gemeinsam mit Hilfe unserer Bedarfsermittlung Ihren ungefähren Bedarf.


    2.) Lastenheft: Sie formulieren Ihren genauen Bedarf mit Hilfe unseres Formulars "Projekt zur Programminbetriebnahme mmOrthosoft®" und legen dabei alle Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten, benötigten Programm-Module und Schulungen fest.


    3.) Pflichtenheft: Ihr Architekt ist Ihr Projektleiter, der die verabredeten Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten, benötigten Programm-Module und Schulungen überwacht und für die Programminbetriebnahme mmOrthosoft® verantwortlich zeichnet.


  • Für das komplexe Projekt "Inbetriebnahme Branchensoftware mmOrthosoft®" muß ein Projektverantwortlicher definiert werden, der die Kommunikation zwischen allen beteiligten Stellen und die Verantwortung für das Projekt übernimmt! 

Festlegung eines klaren zeitlichen Rahmens:

  • Für den Startzeitpunkt der Softwareintegration müßen die vorgelagerten Aufgaben alle erfüllt sein:

    • Die Erfahrung hat gezeigt, dass der arbeitsintensive Jahreswechsel der schlechteste Zeitpunkt für einen Branchensoftwarestart ist. In der Regel sind am Jahresende durch die vielen Feiertage weniger Arbeitstage und weniger Mitarbeiter verfügbar. Zusätzliche Jahresabschluß- bzw. Jahresbeginnarbeiten belasten die Mitarbeiter zusätzlich (Inventur, Versicherungen, Vertragsverlängerungen, Steuerabschluß etc.)
    • Urlaubs- und sonstige Personalplanungen müssen auf das Integrationsdatum abgestimmt sein. 
  • Die komplette IT muß voll betriebsbereit sein.

    • Nicht vollständig betriebsbereite IT führt zu unnötiger zusätzlicher Installationsarbeit.
    • Dadurch verzögern sich Arbeiten die nicht erledigt werden können.
    • Gleichzeitig sinkt die Akzeptanz der "neuen" Software.
    • Aufgrund des Arbeitsdrucks wird häufig im alten Muster weitergearbeitet, "Hautsache die Arbeit wird erledigt".
  • Der Seminarplan muß vollständig umgesetzt sein, dass die Systembetreuer, Abteilungsleiter und  Prozessverantwortliche sofort den Kollegen weitere Handlungsanweisungen geben können.

    • Arbeitsabläufe, die ohne Seminare begonnen werden, können oftmals nicht mehr an die von mmOrthosoft geplanten Arbeitsabläufe herangeführt werden, weil sich dann schon gedanklich neue meist reduzierte Arbeitsabläufe beim Anwender festgesetzt haben.
    • Unvollständig übermittelte Arbeitsabläufe, weil auch der vermittelnde Mitarbeiter nur unvollständige Programmkenntnisse hat, führt ebenfalls zu verkümmerten Arbeitsabläufen.

Erfüllung wichtiger technischer Vorraussetzungen:

  • Die vollständige Umsetzung unserer technischen Beschreibungen ist die Basis für einen reibungslosen Betrieb und die ordnungsgemäße Funktion zukünftiger Updates.

    • Eine Installation die nicht 100% unseren Vorgaben entspricht, kann bei zukünftigen Betriebsystem-, Treiber-, oder mmOrthosoft - Updates zu unerwarteten Problemem führen
  • Für einen schnellen und reibungslosen Zugriff auf das Computersystem müssen alle Passworte dokumentiert und immer verfügbar sein.

    • Viele Ad Hoc Dienstleistungen, auch durch unsere Helpline, können nur mit den entsprechenden Passworten durchgeführt werden.
    • Ohne Verantwortlichen und einem Stellvertreter nutzt auch eine Passwortliste im Tresor nichts.
  • Auf allen Arbeitsplätzen muß unser Ferwartungstool "Teamviewer" ohne jede Einschränkung funktionieren. 

    • Für Ad Hoc Dienstlelstungen an der Helpline Technik muß der Teamvierwer verfügbar sein.
    • Für Ad Hoc Dienstlelstungen an der Helpline mmOrthosoft muß der Teamvierwer verfügbar sein.

Unternehmenstruktur in Abteilungen und Unternehmenschwerpunkte:



  • Beschreibung, Mitarbeiterstärke 
    Umsatzanteil und Anzahl PC Arbeitsplätze

  • Beschreibung, Mitarbeiterstärke 
    Umsatzanteil und Anzahl PC Arbeitsplätze
  • Beschreibung, Mitarbeiterstärke 
    Umsatzanteil und Anzahl PC Arbeitsplätze


Grundlegende Beschreibung aller Prozesse / Arbeitsabläufe:

  • Wer ist im Unternehmens für die Pflege und Aktualisierung der Stammdaten zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Pflege und Aktualisierung der Kassenverträge zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Kostenvoranschläge zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Aufträge zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Bestellungen zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Lagers zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Werkstatt zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Auslieferung zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Rechnungen zuständig ?
  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Ladenkassen zuständig ?

  • Wer ist im Unternehmens für die Bearbeitung, Pflege und Aktualisierung der Fibu zuständig ?

    Wer ist im Unternehmen für die Fibu zuständig?
    Welche Daten werden über die Fibu an den Steuerberater in welchem Zeitraum übermittelt ?

    Separate Checkliste verfügbar, siehe Handbuch.



Definition klarer Verantwortlichkeiten, Schaffung personeller Voraussetzungen:

  • Systembetreuer
    Kontaktdaten und
    Vertretung mit Kontaktdaten

    .

  • Abteilungsleiter
    Kontaktdaten und
    Vertretung mit Kontaktdaten
  • Prozessverantwortliche
    % Verteilung
    Kontaktdaten und
    Vertretung mit Kontaktdaten

  • IT Verantwortliche
    Kontaktdaten und
    Vertretung und
    Notfallkontaktdaten.

Integration der typischen Büroprogramme:


  • Wer ist im Unternehmen für die Fibu zuständig?
    Welche Daten werden über die Fibu an den Steuerberater in welchem Zeitraum übermittelt ?


  • Wer ist im Unternehmens für die Pflege und Aktualisierung der Kassenverträge zuständig ?


Seminarkonzept / Seminarplan:

  • Welcher Mitarbeiter hat welche Seminare besucht, und gilt als Ansprechpartner für dieses Thema:

    Frau G.Müller
    Abt. Buchhaltung
    Telefon / Email
    Seminare
    Frau G.Müller Buchhaltung -100
    - Seminar Buchaltungs Grundlagen
    - Schnittstelle DATEV
    Herr Maier
    Vertragspreispflege
    -200

    Herr Mayer
    Werkstatt
    -330
    - Werkstattplanung
    Herr Rund und Frau Lang
    IT (Extern, Firma IST-Systeme)
    0176-12345678
    - keine


Datenschutz, Qualitätsmanagement:

  • Berücksichtigung aller Datenschutzanforderungen laut dem letzten Datenschutzaudit.

  • Berücksichtigung aller QM Handbuchanforderungen laut letzten QM Audit.

Häufige Fragen

zum Thema Programminbetriebnahme:

  • Warum benötigen wir ein Konzept zur Programminbetriebnahme?

    Über 30 Jahre Erfahrung und über 1000 Installationen zeigen, daß immer wieder gleiche Fehler bei der Installation zu den gleichen Schwächen in der Programmanwendung führen.

    Dieses Konzept baut auf diesen Erfahrungen auf und läßt Schwächen gar nicht erst aufkommen.

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